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隨著社會的發展以及科學技術的進步，人類不僅可以將自然現象和歷史事件，通過文字表達，而且可以通過各種聲像記錄手段，客觀地、形象地反映各種領域的活動，產生了與紙質文字檔案并行、載體形式特殊的聲像檔案。這些檔案已成為國家檔案的重要組成部分。
聲像檔案是隨著現代聲像技術的發展逐步發展起來的檔案種類。作為一種新的檔案種類，在信息時代已越來越多,作用越來越重要。研究聲像檔案的有關問題，利用科學方法管理聲像檔案,已是當前檔案工作中一項十分迫切的任務。
聲像檔案由于采用了聲音、形象為記錄傳遞方式，徹底改變了傳統檔案單純依靠文字，缺乏直觀性、形象性、紀實性等缺點，使人們能夠通過多種渠道、多種方式傳遞信息、直觀地記錄事物的原貌，是文字記錄的補充，極大地豐富了檔案信息的載體，拓寬了檔案工作的內涵。聲像檔案的種類較多，常見的主要有錄音、錄象、照片和影視片。
一、聲像檔案的特點
聲像記錄無需在紙上傳播信息，而是在現代技術產生的新載體材料上傳播信息。聲像檔案具有如下特點。
（一）意結合，形象逼真
一般的文字檔案不如聲像檔案那樣給人以活靈活現的感覺。有些事件或活動，通過文
字甚至是連篇累牘的文字也很難表達清楚，然而通過反映事物變化的照片、錄音、錄像等，就會很快解決問題。聲像記錄和文字說明是形意結合的整體，它們互相依存、互相印證、互相補充。聲像檔案是法院活動的聲像記錄，它可以使利用者有"身臨其境"的感覺。聲像檔案是以畫面的可視形象，生動地展現在人們面前，而且配有音樂、語言、便于利用者理解和接受。聲像檔案的形象性與直接感受性超過其他類型的檔案。
（二）時間感、空間感強烈
一般載體的檔案，作為相互交替信息的工具，在時間與空間上是有限的。而聲像檔案
由于依賴于先進的科學技術和快速的傳送手段，它的時間感與空間感比一般檔案強烈，甚至進行超越時空的遠距離傳送，這是一般檔案所望塵莫及的。聲像檔案可以把一瞬間即逝的"容貌"記錄下來并予以再現，可以把人們引向對歷史的深切懷念或者使人們對歷史有更深刻的認識。
（三）易復制，原件與復制件難區分
聲像記錄品容易復制，而且難以區分原件與復制件。一般的紙質檔案、原稿與復印稿
是很容易區分的，而要區分原版磁帶與制作精良的磁帶復制件、區分原版底片與制作精細的翻版底片，那是十分困難的。同時，紙質檔案的文字記錄與文字載體之間的關系是難以分割的。而記錄在聲像檔案載體上的信息，可轉錄到感光膠片、磁帶和光盤上。而且作為聲像檔案載體的磁帶可用來多次記錄，使它成為各種相互依存技術的產物。隨著科學技術的不斷發展，照片、磁帶、磁盤、光盤等所記錄的信息比紙質檔案更易復制。因此，對聲像檔案的原件和復制件要認真區分，以便于保管和利用。
二、照片檔案
（一）與其他載體的檔案相比，照片檔案有其明顯的特點：
1、形象性
照片檔案與其他檔案形成的最大區別在于它是通過平面、靜態的形象來記錄和反映客觀事物，使利用者更容易理解和接受所需要的信息。
2、瞬間性
照相機的鏡頭能在極短的時間內記錄事物，所以照片檔案也就能將一瞬間的場景、事件、人物或表情客觀、真實地保存下來，這種特點能使照片檔案為客觀事件的憑證和依據等方面具有獨特的優勢。
3、紀實性
照片檔案的紀實性來自于攝影對事物的客觀記錄能力。整個拍攝過程實際上是對客觀事物直接再現的過程，受主觀因素影響較小，同時由于照相機鏡頭有極高的分辨率，能準確地捕捉住現場的每一個細節，可以留下事件發生時最真實的原始面貌。
（二）照片檔案的收集
1、力求照片檔案的齊全完整。照片檔案既要保證數量上的齊全、又要保證質量上的完整，就要加強對照片檔案的歸檔意識，增強責任感。
2、歸檔照片應有底片、照片和文字說明三部分組成。尤其照片的影像要清晰，無損傷。
3、照片文字說明的編寫是照片檔案不可缺少的一部分。如果沒有文字說明，許多照片與相關的事件、人物都無法分辨，更無法判斷其價值。文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素。
4、檔案工作人員要按時接收本單位攝影人員歸檔的上年度照片檔案，歸檔時間一般按照文書檔案歸檔的時間（每年的五月底）。接收時，要認真檢查照片整理是否規范，底片、照片和文字說明是否齊全完整。
（三）照片檔案的管理
照片檔案，一般包括底片、照片和說明三部分。底片、照片和說明應同時整理和存放。整理時，要以有利于保持照片檔案的有機聯系，便于保管和利用為原則。
1、建立照片歸檔制度，對歸檔時間、范圍、方法以及質量要求，應做出專門規定，并把照片歸檔工作制度化，作為檔案接收工作不可缺少的組成部分。特別在注意其他門類歸檔的同時，不能忽視照片檔案。
2、明確照片檔案的歸檔范圍。應以反映本單位工作活動為主，并且應具有一定的參考利用價值。
3、采取措施，及時歸檔。按照《照片檔案管理規范》的有關規定，確保檔案部門掌握照片檔案的產生和收集。
4、照片檔案的底片保管溫度為13℃～15℃，相對濕度為35％～45％；照片的保管溫度為14℃～24℃，相對濕度為40％～60％。庫房晝夜溫度變化不應大于±3℃，濕度不能大于±5％。
三、錄音錄像檔案
錄音錄像檔案，是一種特殊的材料，即用專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案。
（一）錄音錄像檔案的種類與特點
錄音錄像檔案包括磁記錄中的錄音磁帶、錄像磁帶、計算機磁盤等。
磁記錄檔案的主要特點有以下幾方面：
1、貯存頻率范圍寬
磁記錄載體可以記錄幾兆赫頻率的信號，而且失真度小，使磁記錄的運用范圍廣，能夠保存聲音、圖象等信息資料。
2、可直接再現
磁記錄載體可以通過磁重放設備進行播放，不像照片要經過沖洗、放大（或印相）后才能獲得。
3、載體可重復使用
磁記錄載體經消磁后可以反復使用，這一特點與其他載體是無法相比的，這也是磁記錄技術得以廣泛應用的重要原因。
（二）錄音錄像歸檔與收集
1、本單位產生錄音、錄像檔案的部門，經過編輯加工整理后，由工作人員注明資料來源、資料內容、錄音、錄像地點、錄制日期，經有關領導審定后，方能歸檔。
2、對接收錄音、錄像檔案要進行驗收，是否是母帶。母帶指的是最初錄制的錄音、錄像帶。母帶的真實性要強于以后復制的磁帶，失真度也較小，所以檔案部門一般應該保存錄音、錄像的母帶。
3、聲像檔案要想長久地保存和利用，載體價值是關鍵，因此在收集中一定要保證聲像檔案載體符合有關的質量標準，才能夠達到長久保存的要求。
4、相關的文字說明是否齊全完整。與照片檔案一樣，錄音、錄像檔案也需要一定的文字說明，否則不僅會給檔案管理工作帶來很多麻煩，而且會影響檔案利用工作的順利開展。
（三）錄音、錄像檔案的管理
1、檔案館（室）對接收的錄音、錄像等磁帶，應按照收到的先后順序登記入冊，分類入庫。登記包括如下內容：編號、歸檔日期、錄制時間、內容、責任者、錄制單位、錄制地點、技術狀況、數量、備注等。
2、有些具有長久保存價值的錄音、錄像檔案，在保管一段時間后，要進行復查。有些具有重要內容的，為了長久保存，可以復制；有些已失去繼續保存價值的，經領導審查批準，可以消磁。
3、磁帶上保存的信息是有限的，為了使磁帶上的信息長期保存，必須定期檢查，進行定期轉錄或轉繞，避免釋放內部壓力。一旦發現問題，可以及時重新復制。
4、磁帶受潮后容、易變形，所以要防潮，不要太干燥；溫度過高，容易使磁帶變脆。實踐證明，對于磁帶來說，庫內溫度保持在15℃～25℃，相對濕度保持在45％～60％為易。因此，庫房內應有空調設備和溫濕度的測量儀器，以便隨時記錄數據，隨時調整氣溫和濕度，及時改善庫房的環境與條件。
四、聲像檔案的作用
聲像檔案以直觀、真實、全面、動態的記載了歷史的發展過程，在宣傳教育方面不僅形象生動，更加方面，交流效果大大超過文字，其效果明顯，具有極強的說服力和感染力，作用越來越大，用途越來越廣泛。
（一）利用聲像檔案的特點，力大開展普法教育，為宣傳法律法規服務，更好地發揮其作用，這是擺在檔案工作者面前的一項重要任務。
（二）緊緊圍繞各個時期的工作重點，結合實際，利用圖片資料制成法制宣傳欄，圖文并茂，生動直觀，深入淺出，簡單易懂，起到很好的宣傳教育作用。
（三）利用照片檔案，制成畫冊，圍繞某一個主題將各個不同時期、不同來源的照片檔案集中在一起，全面介紹法院總體工作、隊伍建設、行政管理等其它工作，擴大法院的知名度和透明度。
（四）利用聲像檔案進行法制新聞宣傳。利用錄音、錄像編輯新聞專題片，反映法院工作和重大案例的報道，宣傳法制，教育群眾，震懾犯罪。
聲像檔案是檔案工作的活力所在，只有把館（室）藏的聲像信息開發出來，發揮它的
應有作用，它的潛在價值才能變為現實的利用價值，才能保證檔案工作全面地持續發展，有效地長久地為黨政、司法公正以及社會需求服務。
二00四年七月 |