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檔案庫房的科學組織與管理是指檔案在經過分類、編定檔號、盒號之后，還必須上櫥、架，合理地安排加以存放，并采取各種有效措施，固定每份檔案在檔案館（室）內的具體位置，始終保持檔案存放的有序性。它既是檔案實體控制的最后一道環節，也是對檔案實體分類和編號是否科學合理的檢驗，對維護檔案整理成果，延長檔案壽命，保證檔案安全，有效地提供信息服務，起著承前啟后的重要作用。
庫房的組織與管理具體包括：檔案的組織、檔案的上架排列、編制檔案存放位置索引，建立檔案全宗卷諸內容。
一、檔案庫房的組織
檔案庫房根據貯藏檔案的性質不同，可分為三種類型：綜合檔案庫、專門檔案庫和資料庫。
1、綜合檔案庫 綜合檔案庫是綜合存放除特殊載體檔案之外各種類型檔案的庫房。它是檔案庫房的主體部分，在多數檔案館（室）中占有較大的比例。綜合檔案庫大都由大小不等的多個庫房組成，以便對各種門類的檔案實行分庫管理。通常，在分類排列的前提條件下，首先對不同歷史時期的檔案實行分庫管理。然后，對同一歷史時期的檔案，可根據全宗群及其規模的大小分別配置庫房，如果全宗群較大，一個庫房容納不下，可以多配置幾個庫房；反之，也可將幾個小全宗群存放在同一個庫房內。在一般的檔案室中，由于受現實條件的限制，多數把諸多不同載體的檔案，按其分類，統一存放在一個綜合檔案庫內。
2、專門檔案庫 專門檔案庫是為了適應不同載體和形式特征的檔案管理的需要而設置的特殊庫房。它以制成材料為特點而設立的聲像檔案庫、按載體形式特征而設立的技術圖紙庫、會計檔案庫、實物等檔案庫，都屬于專門檔案庫。與綜合檔案庫相比，專門檔案庫除了被貯藏的檔案具有某種特殊性外，在庫房檔案的裝具上、設備上以及溫濕度的控制等方面，都有一些特殊的要求。凡設立專門檔案庫的館（室）必須處理好專門檔案與普通檔案的關系。由于普通檔案常常是按照全宗的分類、保管期限排列管理，而專門檔案往往是某個具體全宗的一部分，是從各個具體全宗內抽出來單獨存放。因此，必須在有關的檢索工具（包括檔案存放示意圖）中，真實注明，指出存放地點，以保持相互之間的聯系。
3、資料室 資料室是專門收藏與檔案有關的各種出版物和內部編寫的參考資料等。根據資料的數量及其特點，可以將所有資料儲藏在一個資料室內，也可以分別建立幾個資料室。分別建庫時主要以歷史時期或出版物類型為標準劃分。
為了有條不紊地管理庫房，迅速存取檔案，對庫房應進行統一編號。編號有兩種方法：一種是對所有的庫房編一個總的順序號；另一種是根據庫房所在的位置及庫房特征進行編號。如系樓房，就應自下而上地編層號；對每層房間，應從入口開始，從左向右編間號。
檔案櫥架的排列，應符合下列要求。
（1）排列一致，橫豎成行。如有大小、式樣不同的櫥架則應適當分類，盡可能做到整齊一致。
（2）櫥架的排列應與門窗垂直，以避免陽光直射，也便于通風。
（3）櫥架排列，應合理布局，最大限度地利用庫房面積和空間。但必須保證主通道凈寬不小于1米，兩行櫥架之間距離不小于0.8米，櫥架端部與墻之間走道凈寬不小于0.6米，櫥架背面與墻的間隔不小于0.08米。
（4）應將所有檔案櫥架進行統一編號，以便于庫房內檔案的管理。編排的順序是從前到后，從左到右，從上而下。
二、檔案的排列
根據檔案館（室）貯藏檔案的數量、門類、特點以及具體條件，檔案的排列方式有分類（保管期限分開）排列法和登記號排列法兩種。
1、分類排列法
分類排列是最常用的一種檔案排列法，它完全按照檔案實體分類控制的原理和方法，按全宗、類別、年度和保管期限的順序排列檔案。分類排列法的優點是，能使檔案按照有機聯系分門別類地存放起來，具體地從物理上顯示出檔案實體互相之間的內在聯系性和邏輯性，便于檔案工作人員按類索卷，直接從櫥架上找到不同類別、不同保管期限的檔案資料。
2、登記號排列法
登記號排列法又稱固定排列法，就是檔案實體分類與排列相分離的方法，根據檔案進館（室）的順序登記排列案卷，并把案卷的登記號作為檔案排列的順序號。此方法簡單，節省空間，免于倒架，方便檔案的統計和清點。
三、檔案存放位置索引
檔案存放位置索引，是為了指明檔案存放地點而專門編制的一種索引圖表。其作用在于便于總攬庫房檔案分布全貌，同時指引管理人員按圖所驥，方便使用。檔案存放位置索引可以分為兩種：
一種是以全館（室）所有檔案為對象編制的，為指明具體的存放位置。其作用在于固定檔案排列，反映全館（室）檔案貯藏的情況，便于管理和熟悉了解情況。
一種是以檔案庫房為單位編制的，為指明其庫房存放了什么檔案。其作用在于指明每個庫房保存的檔案情況，以便存取。
上述兩種索引，按形式又可分為簿冊式和卡片式兩種。第二種索引還可以圖表形式，把每個庫房內檔案存放的實際位置繪成示意圖，懸掛于相應的庫房入口處，便于檔案的管理和調卷。
四、檔案庫房管理
檔案庫房管理是檔案保管工作的主要體現形式。因為檔案絕大部分時間是存放在庫房里，所以，檔案保管工作的主要內容也大都在庫房中進行。檔案庫房管理并非僅僅是指對庫房空間場所的維護和管理，而是涉及"維護秩序"和"保護實體"兩個基本方面。其基本工作內容及相應的技術方法大體有以下幾個方面。
1、進出庫制度
庫房是保存檔案的重要場所，因此必須對進出庫房的人員嚴格要求。一般情況下，庫房只允許檔案工作人員進入，非檔案工作人員原則上不允許進入庫房。如工作確實需要非檔案工作人員進入庫房時，則必須有檔案工作人員陪同并始終相伴。檔案工作人員進出庫房也需有相應的限制性規定。如非工作時間一般不允許進入庫房，在庫房內不允許從事與庫房管理工作無關的其他活動，更不允許在庫房內吸煙。庫房內無人時必須關燈、庫房門鎖好。
2、房溫濕度控制
庫房內的溫濕度是直接影響檔案"自然壽命"的環境因素，較為適宜的庫房溫度應在１４℃～２０℃之間；相對濕度應在５０％～６５％之間。為了掌握庫房溫濕度情況，應配置精確、可靠的溫濕度測量儀器，隨時測量并記錄庫房溫濕度的具體指標狀況。
３、"八防"措施
庫房中常說的"八防"，一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。這"八防"囊括了對檔案實體可能造成的所有自然的和人為的因素，是庫房管理工作的重要內容。做好"八防"工作需要采取一系列防護性措施，并在工作中注意一切與此有關的問題："防火"-- 在裝具及照明燈具以及所有電器的選用上及其線路的安裝等方面消除隱患，必須按消防規定在庫房中配備性能良好、數量足夠的消防器材，在條件允許的情況下應安裝防火（煙霧）報警器和自動滅火裝置。"防水"-- 庫房內及附近不能有水源，庫房選址應遠離易發洪水的地段。"防潮"-- 與庫房溫濕度尤其是濕度控制密切相關，在庫房濕度過大時應及時進行調整。"防霉"與"防蟲"關系密切且與"防潮"有密切關系，在對檔案進行定期檢查時并放置防霉、防蟲藥品。"防光"-- 庫房盡可能全封閉，若有窗戶也應盡可能小，并配置防紫外線遮光窗簾，盡量遮蔽戶外日光中的紫外線照射。"防塵"-- 對庫房的裝具、地面要定期進行清掃擦拭，保持清潔。"防盜"-- 庫房門窗要堅固，進出庫房時要隨時鎖門，盡可能安裝防盜報警裝置。
五、檔案定期安全檢查
對檔案進行定期安全檢查，是為了防患未然，未雨綢繆。其形式主要有全面檢查或局部抽查兩種。全面檢查主要包括：檔案數量是否相符，檔案的收進、移出、借閱登記是否準確，庫房日常管理執行情況等。局部抽查主要包括：檔案有無損毀，有無出現紙張變黃、變脆、字跡褪色消失、生霉長蟲等情況。檢查完畢應進行登記，發現問題及時處理。
六、建立全宗卷
全宗卷是檔案工作的一個重要管理工具和手段。它是在通過全宗管理過程中所形成的，是記載立檔單位和全宗歷史演變情況的真實憑證，并能說明全宗歷史的專門案卷，故稱之為"全宗卷"。
全宗卷的主要內容有：立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。從性質上講，它決不能與全宗內的案卷混同，更不能與之相提并論。它實質上是檔案管理活動中所形成的"檔案"，是檔案管理活動的原始記錄。從某種意義上講，它是全宗的"檔案"，又是檔案的"檔案"，但不是全宗內的檔案。因此，全宗卷在管理上應單獨另行存放并實施統一管理。
在建立和組織檔案的全宗卷時需要注意以下幾個方面：
1、全宗卷的建立是一個由少到多、由簡到繁、不斷積累、逐步完善的過程。檔案工作
人員平時要注意加強全宗卷文件材料的記載、形成、收集和積累。
2、宗卷的內容材料需要不斷補充和豐富，所以，全宗卷具有一定的靈活性和不定型性，
不能象一般案卷那樣用卷皮裝訂，適宜不裝訂用硬卷盒或文件夾存放。全宗卷的文件材料應定期整理，并做好卷內文件的排列，編制簡要的卷內目錄，以方便查找。
3、全宗卷隨全宗的轉移而轉移。當一個完整的全宗由一個檔案室向另一個檔案室或檔
案館移交時，有關全宗卷的文件可復制兩套，正本隨同檔案移交進館，副本保存在本檔案室，以備工作查考。
對上述檔案庫房的組織與管理所采取的措施和方法，我們應當盡可能的形成規范化的工作制度，使庫房的組織與管理工作在規范化、制度化、程序化、科學化的軌道上向前發展。
作者單位:濟南鐵路運輸中級法院
二00四年五月
濟南市天橋區南北丹鳳街5號
郵編：250031 |